Het scenario maakte vooral één ding duidelijk: bij langdurige stroomuitval staat geen enkele organisatie er alleen voor.
Een stroomstoring van 72 uur begint misschien met een probleem binnen de eigen organisatie, maar de gevolgen stoppen daar niet. Communicatiemiddelen kunnen uitvallen, processen komen onder druk te staan en organisaties blijken afhankelijk van partijen die op hun beurt weer met dezelfde problemen kampen.
Om die gevolgen beter te begrijpen, gingen publieke en private organisaties tijdens een cross-sectorale doorleefsessie van Deloitte gezamenlijk aan de slag met het scenario. Deelnemende organisaties: ABN AMRO Bank; Albert Heijn; GasUnie; KPN; Leger des Heils; Nederlandse Vereniging van Banken; NS; Rabobank; Rijkswaterstaat; Rode Kruis; Stedin; TenneT; TNO; Verbond van Verzekeraars; VNG en Waterschap Amstel, Gooi en Vecht.
Niet alleen de eigen voorbereiding stond centraal. Juist de vraag wat gebeurt er bij de ander en wat betekent dat voor mij? vormde de rode draad.
Lessen uit Oekraïne
De oefening begon met ervaringen uit Oekraïne, waar langdurige stroomuitval de afgelopen jaren onderdeel is geworden van het dagelijks leven. Chris Colijn, correspondent in Kyiv voor RTL Nieuws, BNR Nieuwsradio en Kennisplatform RAAM, en Elsa Court, Audience Development Manager bij The Kyiv Independent, vertelden over de impact van stroomuitval op mensen, organisaties en de samenleving.
Hun ervaringen vormden de opmaat naar de scenariosessie. Daar werden de deelnemers in wisselende samenstellingen geconfronteerd met verschillende fases van de 72 uur durende storing. Zo werd zichtbaar waar organisaties elkaar nodig hebben, welke afhankelijkheden vaak minder zichtbaar zijn en waar bestaande afspraken tekortschieten.
Communicatie blijkt cruciale schakel
Een van de belangrijkste lessen uit de oefening is dat organisaties tijdens een langdurige stroomuitval moeten kunnen terugvallen op dezelfde uitgangspunten voor noodcommunicatie. Als reguliere communicatiemiddelen niet beschikbaar zijn, zijn alternatieven nodig. Maar wanneer organisaties verschillende middelen en protocollen hanteren, is elkaar bereiken nog steeds geen vanzelfsprekendheid.
Daarom is er behoefte aan meer standaardisatie van noodcommunicatie. Gemeenschappelijke protocollen en duidelijke afspraken over alternatieve communicatiemiddelen kunnen ervoor zorgen dat organisaties ook tijdens een langdurige storing contact met elkaar houden.
Ook het delen van kennis kwam nadrukkelijk naar voren. Veel organisaties hebben al ervaring met continuïteit en crisisbeheersing en beschikken over oplossingen die ook voor anderen bruikbaar zijn. Tegelijkertijd moet voorkomen worden dat dezelfde partijen telkens worden gevraagd om kennis te leveren. Een gerichte en efficiënte manier van kennisuitwisseling is daarom nodig.
Niet één keer oefenen, maar blijven herhalen
De deelnemers zien daarnaast een duidelijke meerwaarde in het regelmatig gezamenlijk oefenen. Juist door verschillende sectoren en publieke en private organisaties samen aan een scenario te laten werken, worden afhankelijkheden zichtbaar die binnen de muren van één organisatie verborgen blijven.
Na afloop van de scenariosessie bepaalden de organisaties welke verbeteringen zij zelf kunnen doorvoeren. Daarnaast werd gekeken welke acties gezamenlijk kunnen worden opgepakt door de kopgroep en welke behoeften er liggen bij externe partijen.
De oefening eindigde daarmee niet bij de doorleefsessie. De sessie over 72 uur zonder stroom leverden vooral een lijst op van zaken die vóór een echte langdurige storing geregeld moeten zijn. Want als de stroom daadwerkelijk drie dagen uitvalt, is er weinig tijd om nog uit te zoeken wie met wie moet communiceren, van wie hulp nodig is en welke afspraken gelden.
De belangrijkste conclusie: de weerbaarheid tegen langdurige stroomuitval begint niet op het moment dat de stroom uitvalt, maar veel eerder – met oefenen, afspraken maken en weten van wie je afhankelijk bent.